SPIS Z NATURY W SALONIE

Przygotowaliśmy w tym roku do pobrania uproszczone formularze idealne dla salonów. Bez niepotrzebnych pozycji. Formularze masz do pobrania na końcu artykułu !! 

SPIS Z NATURY o co chodzi ? 

Jest to rodzaj inwentaryzacji, remanentu. Tak salony kosmetyczne, fryzjerskie, tatuażu a nawet działalność mobilna również muszą to zrobić ! Polega na policzeniu posiadanych przez firmę materiałów podstawowych (tych do wykonania usługi) i towarów handlowych (tych do sprzedaży np. kosmetyków), w skrócie produktów które sprzedajesz dla klientów i produktów, które używasz do wykonania usługi. Remanent powinien uwzględniać tylko te towary i materiały, które znajdują się w firmie fizycznie na dzień 31 grudnia.

Prowadząc działalność gospodarczą na Księgach Przychodów i  Rozchodów (jeżeli masz rodzaj podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub podatek liniowy) , Twoim obowiązkiem jest zrobić spis z natury na koniec roku podatkowego.

Masz spółkę z o.o. – ten obowiązek nie dotyczy Ciebie. Spółki z o.o. nie muszą sporządzać spisu z natury !

Przedsiębiorca musi przeprowadzić spis z natury w kilku wypadkach:

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień otwarcia firmy w ciągu roku podatkowego,
• gdy utraci prawo do formy opodatkowania w postaci ryczałtu,
• w spółce cywilnej – gdy dochodzi do zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów,
• w razie likwidacji działalności gospodarczej.

W Urzędzie Skarbowym zgłasza się wyłącznie spis z natury na dzień 1 stycznia, na koniec roku podatkowego oraz na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Czy to oznacza, że musisz sporządzić dwa remanenty – jeden na koniec roku a drugi na dzień 1 stycznia? Wystarczy, że sporządzisz remanent na koniec poprzedniego roku podatkowego czyli na 31 grudnia. Wówczas księgę przychodów i rozchodów rozpoczynasz spisem z 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. W praktyce przyjęło się, że spis z natury na koniec roku może zostać wykonany wcześniej niż 31 grudnia. Musisz jednak wziąć pod uwagę to, że wykonując remanent np. 25 grudnia, przez 6 dni do końca roku może nastąpić zmiana stanów posiadanych środków. Np. po dokonaniu sprzedaży czy wykorzystaniu jakiegoś produktu do wykonania usługi. Wówczas należy takie zmiany ująć w spisie, aktualizując go do wskazań bieżących. Ale jeżeli planujesz urlop od 24 grudnia i do 31 grudnia Twój salon będzie nieczynny – spokojnie rób spis z natury nawet 23 grudnia. 

Gotowe formularze ze spisu z natury wraz z ich podsumowaniem oddajesz do księgowej. Pamiętaj o tym obowiązku, bo za brak spisu z natury kary od urzędu skarbowego wynoszą od 175 zł do 3500 zł, ale narażamy się też na kontrolę skarbową jeżeli nie mamy bieżących inwentaryzacji. 

Po co wykonuje się spis z natury na koniec roku?

Otóż podstawowym zadaniem skarbowym spisu z natury jest określenie rzeczywistego dochodu, jaki osiągnąłeś w danym roku. Pochodną tej czynności jest sprawdzenie, czy zapłacisz mniejszy czy większy podatek dochodowy. Wartość spisu z natury wpływa bowiem na rzeczywisty dochód jaki osiągnąłeś w danym roku. Przekonaj się sam.

1. Wartość remanentu na 31 grudnia 2023 roku jest większa od wartości remanentu na 1 stycznia 2022 r. – Gdy wartość remanentu na koniec roku jest wyższa od wartości spisu z natury z początku roku (czyli spisu z natury z zeszłego roku ale też np. od spisu na dzień rozpoczęcia działalności jeżeli ten był poprzednim spisem), wówczas o tę różnicę zmniejszą się koszty uzyskania przychodu. Mniejsze koszty uzyskania przychodu to większy podatek do zapłacenia za zeszły rok. WARTO ABY WARTOŚĆ SPISU NA DZIEŃ 31 GRUDNIA 2023 BYŁA NIŻSZA NIŻ WARTOŚĆ Z OSTSTNIEGO TWOJEGO SPISU !

2. Wartość remanentu na 31 grudnia 2023 roku jest mniejsza od wartości remanentu na 1 stycznia 2023 r. (lub ostatniego spisu np, na dzień rozpoczęcia działalności)  – W takim przypadku koszty uzyskania przychodu wzrosną o różnicę pomiędzy wartością  spisu na koniec roku a wartością spisu na początek roku (lub tego ostatniego spisu). Wyższe koszty zmniejszą podatek dochodowy do zapłacenia za rok ubiegły.

Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie faktycznego dochodu. Pamiętaj, że różnica remanentowa (w wartościach porównywanych spisów) uwzględniana jest również przy ustaleniu podstawy wyliczenia składki zdrowotnej w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. 

JAK TO SIĘ ROBI ? 

Przede wszystkim przygotuj sobie do uzupełnienia formularze. Przygotowaliśmy w tym roku uproszczone formularze idealne dla salonów. Bez niepotrzebnych pozycji. Formularze masz do pobrania na końcu artykułu !

Spis z natury powinien odzwierciedlać faktyczne stany posiadania. Należy przeliczyć produkty, które mamy na stanie faktycznie na dzień robienia spisu (i na 31 grudnia). 

Co podlega pod spis z natury w salonach:  

WSZYSTKIE PRODUKTY I KOSMETYKI, KTÓRE UŻYWASZ DO WYKONANIA USŁUGI (i wrzuciłeś ich zakup w koszty prowadzenia działalności):

• nowe kosmetyki przeznaczone do sprzedaży dla klientów (np. produkty do włosów, szczotki, kremy, szampony do rzęs, oliwki do dłoni … wszystko to co masz do odsprzedaży dla klientów) 
• nowe, zamknięte kosmetyki i produkty, które użyjesz do wykonania usługi (kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty i ozdoby do stylizacji paznokci, kępki rzęs, szampony do rzęs, produkty do wykonania usługi np. laminacji, pilniki jednorazowe, zmywacze, bazy …. ) 
• otwarte, częściowo zużyte kosmetyki i produkty, które używasz do wykonania usługi ((kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty i ozdoby do stylizacji paznokci, kępki rzęs, szampony do rzęs, produkty do wykonania usługi np. laminacji)  – takie produkty i kosmetyki wpisujemy do spisu jak całe niezużyte, po cenie zakupu  (nie liczymy zużycia i wartości produktu według zużycia) – potwierdzone z Ministerstwem Finansów oraz ujęte zbiorze interpretacji indywidualnych w latach 2012-2023 (również otrzymaliśmy takie interpretacje z urzędów skarbowych m.in. Wrocław, Poznań, Warszawa, Bydgoszcz, Kraków, Katowice) 
• środki do dezynfekcji, do utrzymania standardów higieniczno-sanitarnych – jeżeli są niezbędne do wykonania usługi 
• igły, kardridże – w przypadku usług makijażu permanentnego, tatuażu, piercingu, kosmetologii estetycznej, kosmetyki 
• inne materiały pomocnicze – niezbędne do wykonania usługi, które są zużywane w związku z wykonaniem danej usługi 
• odpady: kosmetyki, które uległy zniszczeniu lub straciły ważność 

W spisie nie ujmujemy: 

• narzędzi wielokrotnego użytku 
• pojemników na odpady medyczne
• środków trwałych 
• sprzętów 

SPIS Z NATURY POWINIEN ZAWIERAĆ:

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela firmy (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu, datę zakończenia spisu
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników  – nazwę przedmiotu spisywanego
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela (wspólników).

INSTRUKCJA UZUPEŁNIENIA SPISU Z NATURY !

JAK UZUPEŁNIĆ FORMULARZE: 

• FORMULARZ 1. – spis z natury 

1. Podaj wszystkie dane firmy – jeżeli masz 2 adresy (adres pod którym firma jest zarejestrowana i adres pod którym wykonujesz działalność) wpisz oba adresy
2. sporządzony w dniu / zakończony w dniu  – podajesz faktyczną daty 
3. LP – liczba porządkowa – kolejna numeracja każdej pozycji 
4. jeżeli w swoim arkuszu masz do podania kod najczęściej jest to kod związany np. z prowadzonym stanem magazynowym, jeżeli takiego nie prowadzisz (ani Twoja księgowa) to możesz postawić – (dla ułatwienia w naszych najnowszych formularzach i formularzu w exelu takiej kolumny już nie ma) 
5. nazwa przedmiotu spisywanego – tutaj wpisujesz nazwę np. szampon loreal blond 1000 ml – opis musi być taki, aby łatwo było tą pozycje zidentyfikować i dopasować w razie kontroli do faktury zakupu, którą wrzuciłeś w koszty działalności. 
6. j.m – jednostka miary – najwygodniej tutaj przyjąć jednostkę za sztukę czyli podajemy „szt.” (opakowanie zbiorcze np. szczoteczek do rzęs liczymy jako 1 sztuka – opakowanie zbiorcze szczoteczek „nazwa” 100 szt w opakowaniu – nie musisz liczyć każdej szczoteczki jeżeli kupiłaś je w zbiorczym opakowaniu, jeżeli kupiłaś je na sztuki – wpisujesz ilość sztuk szczoteczek na stanie) 
7. ilość stwierdzona – faktyczna ilość danego kosmetyku/produktu na stanie w Twojej firmie na chwilę robienia spisu (pamiętaj, że kosmetyki częściowo zużyte, otwarte wpisujesz jako całe czyli np. 1 szt) 
8. Cena jednostkowa – wpisujesz cenę za sztukę  – 
9. wpisujesz cenę zakupu danego produktu/kosmetyku  Jeżeli jednak cena rynkowa z dnia sporządzania spisu jest niższa niż cena zakupu, może skorzystać z tych niższych cen. WAŻNE: przedsiębiorcy będący płatnikami VAT w spisie z natury wyceniają towary oraz materiały wg cen zakupu netto (wpisujesz do wartości kwotę netto zakupu). W pozostałych przypadkach (nievatowcy) bierze się pod uwagę ceny zakupu – kwotę brutto.
10. wartość – mnożysz ilość stwierdzoną danego produktu z ceną jednostkową tego produktu 
11. łączna wartość spisu – zliczasz, sumujesz całą kolumnę „wartość” 
12. Spis z natury zakończono na pozycji – podajesz ostatnią cyfrę z kolumny LP 
13. osoby sporządzające spis – wpisujesz wszystkie osoby które spis przygotowywały np. ty plus pracownicy (wymieniasz z imienia i nazwiska) 
14. podpis właściciela 

• FORMULARZ 2 – podsumowanie spisu 

1. rodzaj inwentaryzacji – na koniec roku podatkowego 
2. osoba odpowiedzialna materialnie – imię i nazwisko właściciela firmy 
3. spis rozpoczęto / spis zakończono – podajesz takie daty jak w formularzu 1 
4. wartość spisu na dzień 31.grudnia 2023r. wynosi – podajesz kwotę jaka wyszła w pozycji „łączna wartość spisu” w formularzu 1 
5. spis zakończono na pozycji – podajesz numer pozycji z formularza 1 
6. podpis osoby odpowiedzialnej materialnie – podpis właściciela firmy 

OBA FORMULARZE PRZEKAZUJESZ DO KSIĘGOWEJ ! 

SPIS ZEROWY 

• FORMULARZ 3 

Nawet jeżeli na koniec roku nie posiadasz żadnych towarów na odsprzedaż, ani materiałów do wykonania usług – jeżeli jesteś na podatku dochodowym liniowym lub zasadach ogólnych masz obowiązek złożyć spis zerowy. Jeżeli takiego spisu nie przygotowuje Twoja księgowa to wykorzystaj formularz 3 – SPIS ZEROWY – wypełnij danymi firmy, podpisz i przekaż do księgowej. Zerowego spisu z natury nie ma obowiązku zgłaszać do Urzędu Skarbowego. Wystarczy go sporządzić, wycenić i uwzględnić w księgach przychodów i rozchodów. Spis z natury musi być przechowywany z innymi dokumentami księgowymi przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

DOBRA RADA !

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości czy przy Twoich usługach powinieneś wpisywać dany produkt do spisu z natury – najlepiej zadzwoń do swojego urzędu skarbowego i zapytaj u źródła (to oni będą w razie czego robić Tobie kontrolę). A najlepiej dodatkowo jeszcze napisz maila – aby odpowiedź mieć na piśmie. Wiemy z doświadczenia, że niestety nie wszystkie księgowe są super poinformowane w każdej kwestii !!